I sistemi VoIP sono, a differenza dei sistemi tradizionali, più economici e più facilmente scalabili. Infatti, grazie alla portabilità e alla scalabilità intrinseca di questi sistemi digitali, è possibile aggiungere linee telefoniche a un centralino virtuale (PBX) con relativa agilità.

Principalmente, un numero tradizionale non può ospitare chiamate simultanee. Invece, con la tecnologia VoIP, è possibile gestire più chiamate in ingresso e uscita simultaneamente utilizzando un unico numero.

Con un centralino, è possibile anche gestire diversi numeri interni e chiamare colleghi direttamente sul cellulare come se fosse un numero interno, utilizzando semplicemente la connessione Internet. In questo modo, per raggiungere un collega, sarà possibile chiamarlo al suo interno. Se il collega ha installato sull'applicazione relativa al centralino sul suo telefono, sarà possibile chiamarlo senza utilizzare i minuti di una linea tradizionale e senza occuparla.

Con questa tecnologia, è molto semplice trasferire chiamate e fare conferenze con più membri anche dal proprio cellulare.

Se opportunamente configurato, il centralino permetterà al vostro collaboratore o a voi stessi di effettuare una chiamata di lavoro utilizzando una linea fissa. In altre parole, sarà possibile effettuare una chiamata utilizzando il numero di telefonia fissa anche se si è in viaggio di lavoro, senza dover per forza esporre il proprio numero di cellulare privato o aziendale, riducendo così il rischio di essere bloccati e/o segnalati come spammer senza motivo. Sappiamo tutti quanto le chiamate da call center che cercano di proporre l'ultima incredibile offerta siano fastidiose e snervanti. Proprio per questo motivo, molti utenti che ricevono chiamate sul loro telefono mobile da un numero sconosciuto potrebbero bloccare la chiamata. Invece, se chiamate da un numero che conoscono, ad esempio perché avete già rapporti commerciali con la persona da chiamare, chiamarla con il numero fisso aziendale potrebbe farvi risparmiare tempo che potreste dedicare ad altri clienti o altri compiti lavorativi.

Sempre con un centralino VoIP, è possibile creare un menu vocale collegando interni o gruppi di interni alla selezione di un tasto, permettendo di creare un prefiltro anche per l'eventuale segreteria o ufficio.
Un'altra funzionalità sono le code di chiamata. Quindi, se abbiamo 3 chiamate simultanee ma siamo in grado di gestirne solo 2 alla volta, la coda ci permette di non perdere il lead o il potenziale cliente o il cliente già acquisito.
Sempre comprese nelle funzionalità di un centralino, è possibile far squillare n telefoni contemporaneamente o in cascata. Infatti, alla mancata risposta del primo telefono o gruppo di telefoni, la chiamata verrà passata in cascata ad altri interni o, ovviamente, dirottata su una casella di segreteria.

La casella vocale può essere di gruppo o per utente. Quindi, è possibile impostare questa funzionalità a seconda dell'interno o del gruppo di interni chiamati o della selezione fatta dalla receptionist virtuale.

Immagino ora che sarai interessato anche a sapere quanto può costare un sistema VoIP. Beh, ecco la risposta breve: dipende. Infatti, dipende da ciò che desideri fare, quanti telefoni devi acquistare o convertire in VoIP, se possiedi già linee telefoniche tradizionali, se hai già una connettività o se devi incrementare la tua banda, eccetera. Per avere una stima, dobbiamo conoscere molte informazioni riguardo agli obiettivi che desideri raggiungere.

Proviamo a fare un esempio: supponiamo di avere già una connettività con un provider e di voler implementare 4 telefoni VoIP con un centralino cloud, prevedendo un contratto di 3 anni con una linea telefonica flat che permetta di effettuare e ricevere contemporaneamente un massimo di 2 chiamate. Indicativamente, si parla di circa 1500/2000€ a seconda dei tipi di telefoni e della configurazione desiderata.
Chiaramente è solo un esempio, per avere una cifra precisa è necessaria una indagine approfondita delle tue necessità.